Kansainvälistyminen on koko organisaation asia

Pohjois-Pohjanmaan liitto rahoitti Alueiden kestävän kasvun ja elinvoiman tukemisen (AKKE) määrärahasta ProAgria Oulun ja Oulun Maa- ja kotitalousnaisten 1.4.2021-31.5.2022 toteuttamaa Pohjois-Pohjanmaan ruokaketjun kansainvälistymisvalmiuksien nostaminen -hanketta, jonka tavoitteena oli nimensä mukaisesti edistää maakunnan elintarvike- ja ruoka-alan toimijoiden kansainvälistymisvalmiuksia.

Tietoa ja hyviä käytäntöjä haettiin muista maakunnista ja maista, ja niitä jaettiin esimerkiksi neljässä keväällä 2022 järjestetyssä Kv-keskiviikko-tilaisuudessa, joiden teemoina olivat mm. ruokatrendit nyt ja tulevaisuudessa, kansainvälistyminen etäyhteyksin, ulkoistetut vientipalvelut, ruokaklustereiden ja -verkostojen tarjoamat mahdollisuudet yrityksille sekä erilaiset kansainväliset tki-verkostot, kuten ERIAFF (European Regions for Innovation in Agriculture, Food and Forestry), EEN (Enterprise Europe Network) ja EU:n älykkään erikoistumisen strategian Agri-Food-alustan teemaverkostot.

Lisäksi seurattiin uuden ohjelmakauden kv-rahoitusohjelmien valmistelua, osallistuttiin kv-verkostojen toimintaan sekä käytiin keskustelua nykyisten ja potentiaalisten uusien kv-yhteistyökumppaneiden kanssa.

Nykytilanteen kartoituksesta kohti systemaattista ja pitkäjänteistä kehittämis- ja viestintätyötä

ProAgria Oululle, Oulun Maa- ja kotitalousnaisille ja Oulun Kalatalouskeskukselle Pohjois-Pohjanmaan ruokaketjun kansainvälistymisvalmiuksien nostaminen -hanke tarjosi lähtölaukauksen kansainvälisen verkosto- ja hanketoiminnan systemaattiselle ja pitkäjänteiselle kehittämiselle. Työn tueksi kilpailutettiin kv-hanketoimintaan liittyviä konsulttipalveluja tarjoava toimija, joka fasilitoi prosessia. Tarjouskilpailussa oli mukana kolme kotimaista ja kolme ulkomaista toimijaa, joista kaikilta kotimaisilta ja kahdelta ulkomaiselta toimijalta saatiin tarjoukset erisisältöisille ja -laajuisille sekä erilaisin menetelmin toteutettaville konsulttipalveluille. Jo pelkästään tarjousten läpikäyminen tarjosi runsaasti uusia ajatuksia ja ideoita kv-toiminnan kehittämiseen!

Vertailupisteytyksen pohjalta palveluntuottajaksi valikoitui Spinverse Oy, jonka Senior Consultant Jyrki Salmi ja Senior Project Manager Antero Vesterinen toteuttivat palvelun.

Kehittämisprosessi (Kuvio 1.) käynnistyi nykytilanteen kartoittamisella: Mitä palveluja ProAgria tarjoaa? Millainen on ProAgrian yhteinen hankestrategia, hanketoiminnan tavoitekuva 2025 ja kehittämisen strategiset painopisteet? Millainen on ProAgrian valtakunnallinen hankesalkku ja miten sitä johdetaan? Millainen on ProAgria Oulun hankesalkku ja miten sitä johdetaan? Millainen on ProAgria Oulun hanketoiminnan nykyinen volyymi ja toimintakapasiteetti? Millaista on ProAgria Oulun nykyinen kv-verkosto- ja kv-hanketoiminta? Miten toiminnasta viestitään? Nykytilanteen kartoittamisesta edettiin sisäisen työryhmän kokoamiseen. ProAgria Oulun johtoryhmä nimesi työryhmään edustusta eri palvelujen asiantuntijoista, hankkeiden sisällöllisistä ja hallinnollisista asiantuntijoista sekä viestinnän asiantuntijoista, joiden lisäksi mukana oli johtoryhmän jäseniä.

Tavoitteena oli varmistaa, että kaikki näkökulmat tulevat huomioiduiksi ja kehittämistyön tulokset ovat mahdollisimman helposti integroitavissa osaksi organisaation toimintaa.

ProAgria Oulun kansainvälisen verkosto- ja hanketoiminnan kehittämisprosessi.

Kuvio 1. ProAgria Oulun kansainvälisen verkosto- ja hanketoiminnan kehittämisprosessi. Klikkaamalla kuvaa saat sen suuremmaksi.

Työryhmän ensimmäisenä tehtävänä oli määritellä, millä osa-alueilla ProAgria Oulu on vahva osaaja ja toimija, ja toisaalta millä osa-alueilla ProAgria Oulu haluaa olla vahva osaaja ja toimija nyt ja tulevaisuudessa. Ennakkotehtävän tuloksia työstettiin yhteisessä Partnering workshop -etätilaisuudessa, jossa täsmennettiin osaamisaluekohtaista henkilöstökapasiteettia sekä tunnistettiin osaamisaluekohtaisesti potentiaalisia kv-rahoituskanavia ja -yhteistyökumppaneita.

Lisäksi keskusteltiin erilaisista kv-verkostoista, palveluista ja työkaluista (mm. tietokannat), jotka mahdollistavat verkostoitumisen uusien kv-yhteistyökumppaneiden kanssa. Lopuksi luonnosteltiin nykyisille ja potentiaalisille uusille kv-yhteistyökumppaneille suunnattua esitettä (”one-pager”) (Kuvio 2.).

ProAgrian valtakunnalliset strategiset painopisteet ovat (1) Yrityskokonaisuus, (2) Digitalisaatio ja tiedolla johtaminen, (3) Ympäristöviisas maaseutu, (4) Vastuullinen ruokaketju pellolta pöytään sekä (5) Osaava, oppiva ja innovatiivinen organisaatio.

Kuvio 2. Yksi ProAgria Oulun kansainvälistä verkosto- ja hanketoimintaa esittelevän ”one-pagerin” elementeistä on hanketoiminnan nykyistä volyymiä painopisteittäin kuvaava kaavio. ProAgrian valtakunnalliset strategiset painopisteet ovat (1) Yrityskokonaisuus, (2) Digitalisaatio ja tiedolla johtaminen, (3) Ympäristöviisas maaseutu, (4) Vastuullinen ruokaketju pellolta pöytään sekä (5) Osaava, oppiva ja innovatiivinen organisaatio.

Ensimmäisen työpajan jälkeen työryhmän jäsenet kokosivat yhteen listaa kv-verkostoista ja -toimijoista, joiden kanssa he tekevät tai ovat aiemmin tehneet yhteistyötä, sekä tulevista kv-tapaamisista ja -tapahtumista, joihin he osallistuvat ProAgria Oulun edustajina. Tämän jälkeen kokoonnuttiin toiseen yhteiseen etätilaisuuteen, Visibility workshopiin, jossa laadittiin toimintasuunnitelmaa ProAgria Oulun kv-toiminnan näkyvyyden kehittämiseen sekä siihen liittyviin tapaamis- ja tapahtumaosallistumisiin ja viestintään. Työn tuloksia hyödynnettiin ja hyödynnetään edelleen mm. ProAgria Oulun kotisivujen englanninkielisen version sekä kansainvälisen verkosto- ja hanketoiminnan ”one-pagerin” valmistelussa ja päivittämisessä.

Valtakunnallinen organisaatioverkosto kehittämis- ja viestintätyön vahvuutena

Kansainvälinen verkosto- ja hanketoiminta on olennaisessa roolissa koko ProAgria-verkostossa, johon kuuluu valtakunnallinen ProAgria Keskusten Liitto sekä yhdeksän alueellista ProAgria-keskusta. Keskusten Liitto on jo pitkään panostanut kansainväliseen verkostotyöhön ja osallistunut eri rooleissa useisiin eri kv-hankkeisiin. Tällä hetkellä tavoitteena on vahvistaa edelleen kansainvälisen verkosto- ja hanketoiminnan roolia sekä työskennellä systemaattisesti sen eteen, että kv-hankkeet muodostavat jatkossa yhä kiinteämmän osan hankesalkkua ja tki-toiminnan rahoitusta. Yksi osa tätä työtä on kansainvälisille tahoille suunnattu viestintä, johon liittyen toteutettiin valtakunnallisten kotisivujen englanninkielisen version uudistus keväällä 2022.

Tammikuussa 2022 Pohjois-Pohjanmaan ruokaketjun kansainvälistymisvalmiuksien nostaminen -hanke järjesti yhteistyössä ProAgria Keskusten Liiton kanssa valtakunnallisen yhteistyötilaisuuden kaikille ProAgria-verkoston kv-hanketoimijoille. Tilaisuus käynnisti ProAgria Keskusten Liiton hankepäällikkö Annika Harlion ja tietohallinto- ja kansainvälisten asioiden johtaja Jussi Juholan vetämän valtakunnallisen yhteistyön, jonka tavoitteena on kv-toimijoiden sisäisen verkostoitumisen vahvistaminen ja yhteistyö tiedon, kokemusten ja kontaktien jakamiseksi ja lisäämiseksi. Kevään 2022 aikana järjestettiin vielä kaksi yhteistyötilaisuutta, joissa mm. tiedotettiin ja keskusteltiin ajankohtaisista kv-asioista sekä ideoitiin tulevaa kv-toimintaa ja siihen liittyvää yhteistyötä ja viestintää.

ProAgria-verkoston valtakunnalliset teemaryhmät muodostavat toisen tärkeän yhteistyöalustan, joka mahdollistaa myös kansainvälisen toiminnan kehittämisen. Teemaryhmätoiminnan keskeisimpänä tavoitteena on hankkeiden laajemman vaikuttavuuden varmistaminen tavoitteellista yhteistyötä kehittämällä. Strategisten painopisteiden (Kuvio 2.) mukaista tki-toimintaa kehittävät teemaryhmät suunnittelevat systemaattisesti ja pitkäjänteisesti omaan teemaansa liittyvää hankevalmistelua ja -toimintaa sekä varmistavat, että hankkeiden tuotokset ja tulokset jalkautuvat jatkokehitykseen tai suoraan kentälle. Kansainväliset verkostot ja hankerahoitus tuovat teemakohtaiseen tki-toimintaan arvokkaita uusia näkökulmia ja resursseja.

Paikallinen, alueellinen ja alueidenvälinen työ ponnistuslautana

Pohjois-Pohjanmaan ruokaketjun kansainvälistymisvalmiuksien nostaminen -hankkeen aikana todettiin yhä uudelleen, miten tärkeää kansainvälistymisen kehittämisessä on panostaa myös paikalliseen, alueelliseen ja alueidenväliseen verkostoitumiseen, yhteistyöhön sekä tiedon ja hyvien käytäntöjen jakamiseen. Monissa kansainvälisissä verkostoissa, kuten ERIAFF:ssa ja EU:n n älykkään erikoistumisen strategian Agri-Food-alustan teemaverkostoissa, jäseninä ovat nimenomaan alueet maakuntaliittojen johdolla. Onkin tärkeää tietää, missä verkostoissa oma alue on mukana ja kuka koordinoi minkäkin verkoston toimintaa omalla alueella. Yhteyshenkilöillä on ajantasainen tieto verkostojen toiminnasta ja tapaamisista sekä työn alla olevista kehittämisaihioista.

Lisäksi monilla paikallisilla, alueellisilla ja alueidenvälisillä verkostoilla, kuten 32 Pohjois-Pohjanmaan, Kainuun ja Etelä-Lapin kunnan alueella toimivalla Arctic Food Labilla, on omaa kansainvälisyyttä tukevaa ja edistävää toimintaa ja kontakteja, joita saavat hyödyntää kaikki verkostossa mukana olevat toimijat.

Mitä jäi käteen ja miten tästä eteenpäin?

ProAgria Oululle kansainvälisyyden kehittämiseen liittyvä prosessi vahvisti teemaan liittyvää keskustelua organisaation sisällä, lisäsi yhteistyöaktiivisuutta omalla alueella, alueidenvälisesti ja kansainvälisesti, edisti kansainvälisiin hankerahoitus- ja partnerihakuihin liittyvää osaamista sekä konkretisoi organisaation nykyistä osaamista ja toimintakapasiteettia helpommin viestittävään muotoon. Uutta tai uudistettua viestintämateriaalia valmisteltiin ja hyödynnettiin. Hyödyntämisvaiheessa todettiin, että viestintämateriaalin on tärkeää olla helposti muokattavassa muodossa, jotta viestintää voidaan kohdentaa vastaanottajan ja viestintätarkoituksen mukaan.

Kehittämisprosessi pohjautui vahvasti organisaation sisäiseen työpanokseen, vaikka fasilitoijana toimi konsulttitoimisto. Jo ulkopuolisen asiantuntemuksen kilpailutus edellytti nykytilanteeseen liittyvää pohdintaa ja sisäisten tavoitteiden asettamista oman toimintakapasiteetin näkökulmasta. Valmistelevana työnä olisi ollut hyvä luonnostella kansainvälistymisstrategiaa, joka olisi täydentynyt kehittämisprosessin aikana. Tämä jäi nyt tulevaisuuden toimenpiteeksi.

Sisäisen viestinnän kehittäminen todettiin erittäin tärkeäksi toimenpiteeksi, jotta kaikki näkökulmat tulevat huomioiduiksi, kansainvälistymistyöhön sitoudutaan ja toimintaa jatketaan myös prosessin päätyttyä. Ulkopuolinen arviointi ja sparraus taas nostivat esiin uusia näkökulmia: esimerkiksi organisaation vahvuuksia, joista viestiminen on jäänyt vähäiseksi, hyödyntämättömiä mahdollisuuksia, ja tunnistamattomia kehittämistarpeita.

Kokonaisuutena kehittämisprosessi toi uutta intoa ja uusia eväitä sekä tavoitteen edetä kohti systemaattisesti ja pitkäjänteisesti toteutettavaa kansainvälistä verkosto- ja hanketoimintaa. Se muodostaa organisaatiolle ja sen asiakkaille monipuolisen resurssipankin, joka tehostaa ja laajentaa tki-toimintaa ja sen vaikuttavuutta.

Kirjoittaja:
Marja-Liisa Järvelä, ProAgria Oulu, Pohjois-Pohjanmaan ruokaketjun kansainvälistymisvalmiuksien nostaminen -hanke